Protokoll från styrelsemöte i SamGIS-föreningen i Jämtlands län – 9 dec 2016

2016-12-09 kl. 09.00-10.30 hos Johan Timrén Mittuniversitetets e-konferensrum i Q-huset på Campus i Q370 (högst upp i Q-huset)
Närvarande: Anders Dahlgren, Anders Söderman, Gunnar Ersbo, Britta Wennstedt Edvinger, Johan Timrén och Lars Nilsson. Anders Wittenström anders.wittenstrom@lansstyrelsen.se deltog som observatör.

1. Mötets öppnande, föredragningslista Anders S öppnade mötet och hälsade alla välkomna. Agendan godkändes.

2. Valberedning aktiveras. (Kent Karlsson sammankallande, Lennart Svedjesten) Anders S, kontakt med Kent K. Anders D, kontakt med Lennart S.
Förrutsättningar: Anders S, villig sitta kvar som ordförande – Gunnar, kassör – Anders D, ok – Britta, ok – Lars, ok – Johan, ? . Anders W, Ny länsstyrelsen, valberedningen kontaktar honom.

3. Utvärdering OpenSource 161026, Frösö Park Arrangemanget gick bra, tyckte Anders D & S och Johan T. som stod för planering och genomförande. Hade önskat 25 deltagare, men 20 kom. Dessa tillhörde dock rätt målgrupp (Open Source/QGIS) vilket gav ett aktivt seminarium. Frösö Park fungerade bra och till nästa gång bör vi via hemsidan underlätta för dem som vill samåka.

4. Verksamhetsplan och budget – Höstmöte (seminarium Open Source) AD, AnS & JT Genomfört 26 nov.
– Vårmöte (seminarium Geodata, öppna geodata) Anders S, ev. Johan L. Önskvärt att tre personer hjälps åt med planering och genomförande.
– Årsmöte 22 mars med en presentation Johan L.: GränsGIS avtal. Britt ber om offert från Clarion, 30 årsmötesdeltagare från 15.00 efterföljande middag 15 personer. 15:00 Presentation 16.00 Årsmöte 17:00 Middag
– FOSS4G 2017 Boston, USA. Anders D och Johan kollar på möjlighet att vi kan bidra med pengar till medlemmar för GIS relaterad verksamhet som gynnar föreningen (stadgar). Intresserade medlemmar ansöker hos styrelsen om bidrag, ex. FOSS4G.
– QGIS-Sverige användareförening. Till årsmötet ta upp frågan om ev. medlemsskap i QGIS-Sverige.
– Hemsida – Johan T. gör uppstartsarbete mot viss ersättning, vilket redan beslutats.

5. Hemsida/@ hos Loopia Domän: samgisjamtland.se Privatpaket Johan gick igenom inställningar hos Loopia. WP-konto finns för hemsidan.
info@samgisjamtland.se kassor@samgisjamtland.se styrelse@samgisjamtland.se ordforande@samgisjamtland.se
ordforande_sgz161205

6. Medlemmar Gunnar har skickat ut 24 fakturor och sju är ännu inte betalade.

7. Årsmöte, stadgar Gunnar utarbetar ett förslag på ramar för SamGIS Jämtlands ekonomi inkl. lämplig buffert, dvs. hur mycket tillgängliga pengar vi bör ha i kassan under löpande verksamhetsår. Enkel budget för 2017 föreslås årsmötet. Anders D redovisar förslag på förändringar av stadgar på årsmötet.

8. Ekonomi Ekonomi är god. Underlag skickad till Revisor. Samrevidering görs för åren 2014, 2015 och 2016.

9. SamGIS Jämtlands hemsida Gunnar kollar upp om ULI-hemsidan är uppsagd? Loopia har vår hemsida, www.samgisjamtland.se, se ovan. Anders S hämtar gamla SamGIS Jämtland pärmar hos Gunnar och lägger in/scannar intressant information till hemsidan. Därefter bör alla gamla handlingar förvaras på betald plats i föreningsarkivet hos länsmuseet.

10. Övriga frågor

11. Nästa möte 2017-02-10 Fredag kl 09.00–10.30 Plats MIUN, Q370, AC https://connect.sunet.se/samgisz/ Detta styrelsemöte fokuserar på kommande årsmöte, 22 mars och de handlingar som ska skickas ut . Från våra stadgar: Till stämman skall först en enklare kallelse utgå senast 2 månader innan årsstämman. Denna skall innehålla tid för stämman och begäran om motioner av medlemmarna. En mer detaljerad kallelse skall utgå när tiden för motioner gått ut (AnS: Förslagsvis 2 veckor innan årsstämman). I denna kallelse skall anges: – Tid och plats för stämman – Agenda enligt stadgarna – Inkomna motioner – Styrelsens propositioner – Ekonomiska handlingar – Föreslagen verksamhetsplan
Övrig information: https://www.lantmateriet.se/globalassets/om-lantmateriet/var-samverkan-med-andra/geodatasamverkan/lista_geodatasamordnare.pdf

Regionala Geodatasamordnare version 2016-01-07
Johan Linjer Jämtlands län Gävle johan.linjer@lm.se 026-63 38 75 070-225 62 20
Justeras via mejl: Britta